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今更ながら、正しいビジネスメールとは |
コンサルティングの現場や身近なトピックスからマーケティングのヒントをお届けする
『マーケティング小咄』。今回のテーマはEメール。
Eメールは、携帯メールも含め、今やビジネスにおいても不可欠なツールです。
便利な一方で、そのクォリティたるや正に玉石混交。膨大な情報の中から必要情報を
取り出すのに一苦労する有様は、正に本末転倒といえるでしょう。
かつて紙が主流だった頃には各種業務連絡のビジネス書式があり、それに沿って
必要事項を記入していました。要領を得ない記述に、上司から何度も「ダメ出し」
されながらビジネス文書の書き方を覚えたものです。
便利ツール登場の陰で、そうした良き文化が廃れてきているように思います。
そもそもビジネス文書の何たるかを教わる機会の無い若い世代。そして、Eメールという
新しい情報伝達手段の前に、ビジネス文書の原則を忘れてしまったベテラン世代。
受信者にとって不要な情報や、目的と内容が不明瞭なメールは
「ズバリ！ジャンクメールでしょう」。
知らずに、大量のジャンクメールを発信していたということはありませんか。
前置きが長くなりましたが、今更ながら、とはいえ極めて今日的な課題である
ビジネスメールについて考えてみたいと思います。
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こんなメールはいらない！ |
いらないビジネスメール、3つの典型。
１． 長い前置き
２． 趣旨・目的が不明瞭
３． 客観的事実と自らの意見・見解の混同
社内ビジネスメールは簡潔・スピーディが原則です。時候の挨拶やビジネスに関係の無い
事柄の前置きは不要です。というより、あっては迷惑です。
送信メールに自動設定となっている場合は解除して送信するのが正しい配慮です。
定型書式の無いビジネスメールですから、内容を正確に伝えるための工夫が必要です。
最低限必要な情報は、「誰に何の目的で送信し、受信者に何をして欲しいのか」。
これが不明確なメールは失格です。
宛名や送信の目的を記載せず、「単に第三者からのメールを転送したもの」や
「どこかのサイトのリンクなどが何の説明もなく貼られているもの」など
ジャンクメール以外の何物でもありません。
社員や部下への教育や参考情報として送っているのだとお考えのマネジメント諸兄。
そうであるならば、「この部分を参考に、どのように業務に生かすべし」と
具体的な指示をしてこそ、初めて目的が達成されるのだということを、先ず
ご自身が学ぶべきでしょう。
事実と意見を混同しないこと。これは、謂わばビジネス文書の基本の「き」。
改めて言うまでもありませんね。
思いつくままに書くと、まとまりの無い文章になりがちです。
簡潔明瞭なタイトルを付け、冒頭に目的と要望（指示）を記述するだけでも
見違えるほど読みやすいメールになります。
最後に全文を、相手の立場に立って読み返す。
送信前のひと手間があなたの信頼感を確実にアップさせますよ。
今日の一言： ちょっと待て、チェックとジャンクは紙一重
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